6 Lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết

Để có thể hiểu hết và tận dụng giá trị ẩn mà dịch vụ văn phòng ảo, bạn không thể bỏ lỡ những lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết này.

TOP những lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết

Tìm kiếm một vị trí kinh doanh đẹp và phù hợp về mặt địa lý không phải là dễ đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là các công ty vừa và nhỏ.

Thông thường các tòa nhà văn phòng cho thuê văn phòng truyền thống với diện tích lớn nên với giá đắt đỏ. Do đó, lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo là hướng đi được nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn hiện nay.

Chỉ cần bạn biết top 06 lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết, chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ bỏ qua một mô hình văn phòng kinh doanh đầy hấp dẫn này.

Tham khảo thêm bài viết: Văn phòng ảo Quận 1

Vì sao lựa chọn mô hình văn phòng ảo là giải pháp kinh doanh khôn khéo?

Việc chọn thành lập một chi nhánh kinh doanh mới hay một địa điểm tại thành phố và để mở các cuộc họp cũng là điều băn khoăn của không ít doanh nghiệp bởi lẽ nguồn ngân sách hạn hẹp, số vốn để đầu tư cho đội ngũ nhân viên. Các trang thiết bị cùng hệ thống thông tin sẽ không có nhiều và cực kì khó khăn.

Đối với các cá nhân làm việc tại nhà, Freelancer hoặc tính chất công việc phải di chuyển nhiều, thì việc có một văn phòng cố định hoàn toàn lãng phí và bất tiện.

Thay vào đó, xu hướng thuê một văn phòng ảo để có thể linh động địa điểm, sử dụng những ưu điểm của mô hình này sẽ hợp lý hơn rất nhiều.

Có thể nói rằng, giải pháp văn phòng ảo là sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các tiện ích hỗ trợ cho phép người dùng co thể tiếp nhận thông tin khi ở bất cứ đâu, trong khi vẫn vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp.

Vì vậy, lựa chọn mô hình này là giải pháp khôn ngoan để tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi, đẩy mạnh phát triển doanh nghiệp.

Điểm danh 06 lợi ích khi thuê văn phòng ảo kinh doanh

Tấm thẻ “VIP” nâng tầm hình ảnh cho doanh nghiệp

Đây chính là lợi ích của mô hình văn phòng ảo đầu tiên cần kể đến. Có rất nhiều văn phòng ảo nằm trong các tòa cao ốc văn phòng ở các vị trí đắc địa, trung tâm thành phố.

Nhiều người nghĩ rằng đơn vị cho thuê  thường chỉ có ở các địa điểm hẻo lánh, xa xôi. Nhưng không, nó lại được nằm ngay trên các trục đường lớn hay tại các khu trung tâm thương mại sầm uất tại Quận 1, Quận 3, Quận Bình Thạnh…

Điều này vừa giúp chủ doanh nghiệp nâng cao uy tín cho doanh nghiệp khi giới thiệu về công ty mình, dùng địa chỉ kinh doanh trên các phương tiện truyền thông online và offline.

Ngoài ra còn là bước đệm cho tương lai của doanh nghiệp của bạn sau này.

Để chiếm được sự tin tưởng, xây dựng được sự chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng một địa chỉ đẹp thôi là chưa đủ. Cần thể hiện ở nhiều khía cạnh khác như trang thiết bị văn phòng, đội ngũ nhân viên,…

Biết được điều này các đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo đã đầu tư cả về không gian lẫn dịch vụ tại trụ sở cho thuê. Thông thường người thuê sẽ được hỗ trợ từ một đội ngũ lễ tân thông tạo ngoại ngữ, giao tiếp khéo léo khi tiếp đón khách hàng hay đối tác của bạn.

Thêm vào đó, khu vực tiếp khách với nội thất cao cấp tạo không gian sang trọng. Tất cả điều này ghi điểm tuyệt đối trong mắt khách hàng, đối tác của doanh nghiệp ngay từ lần gặp đầu tiên.

Thương hiệu cũng sẽ được đánh giá lên và có độ phụ rộng hơn.

Internal link (Xem thêm bài viết: Văn phòng ảo quận 1)

Xóa bỏ hoàn toàn chi phí tốn kém đầu tư ban đầu

Đối với các công ty mới thành lập, doanh nghiệp nguồn vốn hạn chế mới “chân ướt chân ráo” bước vào thị trường kinh doanh. Họ buộc phải chi tiêu cẩn thận, “chắt chiu” nhiều khoản chi phí để có thể giữ vốn và tạo ra lợi nhuận để phát triển doanh nghiệp.

Do đó, phương án tốt nhất dành cho họ chính là thuê văn phòng ảo thay cho văn phòng cố định.

Khác với văn phòng truyền thống, chủ doanh nghiệp có thể tiết kiệm 70% chi phí ban đầu khi sử dụng mô hình này. Văn phòng ảo giải quyết được mọi vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu.

Hoàn toàn không phải đầu tư những khoản tiện ích như trang thiết bị văn phòng, nội thất. Càng không phải thuê thêm nhân viên tạp vụ, bảo vệ hay lễ tân tiếp đón, nghe điện thoại của khác vì tất cả đã được bao trọn gói.

Ví dụ như nếu thuê văn phòng truyền thống bạn phải cần bộ phận lễ tân. Chi trả cho bộ phận này rẻ nhất cũng 6 triệu một tháng, chưa kể phát sinh chi phí khác.

Việc này sẽ vừa tốn tiền lại tốn sức tìm kiếm nhân lực đúng không? Khi thuê gói văn phòng ảo, trong gói dịch vụ đã bao gồm tất cả dịch vụ lễ tân.

Và dĩ nhiên, bạn sẽ chẳng lo phát sinh thêm khoản chi phí nào nữa. Điều này thật tuyệt vời đúng không nào?

Mở rộng thị trường một cách dễ dàng

Nhiều khách hàng tiềm năng thường có xu hướng hợp tác với những doanh nghiệp ở gần họ hơn, trong cùng một thành phố. Nếu doanh nghiệp của bạn ở xa có thể gặp bất lợi về mặt này hoặc hạn chế khi giao dịch.

Vấn đề sẽ được giải quyết ngay nếu bạn có một dịch vụ văn phòng ảo tại địa điểm dễ dàng tìm kiếm khách hàng và nhà đầu tư.

Dù công ty bạn ở đâu, ở vùng ngoại ô, khác tỉnh hay nước ngoài đi nữa, bạn cũng có thể thể dễ dàng thuê văn phòng ảo ở bất kỳ thành phố nào bạn muốn.

Hoàn toàn giúp bạn trong thuận tiện cho việc phát triển kinh doanh mà không phải sợ bỏ ra nhiều chi phí.Điều này sẽ tạo điều kiện rất nhiều cho việc mở rộng thị trường trong nước cũng như quốc tế của các doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn.

Kết nối khách hàng mọi nơi, mọi lúc

Điều thứ 4 trong 6 lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết đó chính là sự thuận tiện trong kết nối, tiếp nhận thông tin.

Các dịch vụ cung cấp hệ thống thông tin liên lạc hiện đại được trang bị giúp các người thuê có thể thông tin từ khách hàng, thư từ, fax, số điện thoại, email,… một cách chính xác, nhanh chóng và linh hoạt nhất.

Hoàn toàn không cần lo lắng bỏ “lỡ” bất kỳ cuộc gọi hay thông tin nào từ đối tác khi không có mặt tại Văn phòng.

Trong các gói văn phòng ảo thường sẽ bao gồm cả dịch vụ tổng đài thông minh. Dịch vụ này cho phép các cuộc gọi được chuyển thẳng vào điện thoại của bạn.

Có thể hiểu là công ty của bạn sở hữu riêng số điện thoại bàn, tích hợp lời chào riêng của doanh nghiệp. Các cuộc gọi đến máy bàn sẽ chuyển tiếp đến điện thoại di động của bạn đăng ký  (thay vì phải đăng ký nhiều số bàn với nhà mạng).

Vì vậy, dù bạn ở đâu, đang làm gì đi chăng nữa vẫn có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp từ khách hàng một cách chuyên nghiệp nhất.

Bảo mật thông tin doanh nghiệp tuyệt đối

Không ít doanh nghiệp lo sợ rằng khi để cho bên thứ 3 tiếp nhận thông tin, bưu phẩm,…thì mọi thứ không an toàn và bảo mật. Thực tế, hiện nay đã có hàng nghìn doanh nghiệp sử dụng mô hình này khắp trên thế giới.

Vậy, nếu bên cho thuê và loại hình này không đảm bảo thì liệu có nhiều người tin tưởng đến vậy? Điều trước tiên bạn cần làm là hãy tìm một nhà cung cấp văn phòng ảo thật uy tín, kinh nghiệm lâu năm trong ngành.

Khi đó mọi thông tin luôn được bảo mật 100%. Ngoài ra, bạn cũng có thể hoàn toàn yên tâm vì nếu có nghi ngờ tài liệu, thông tin gì bị tiết lộ có liên quan đơn vị cho thuê thì bạn có thể kiện ngay tức khắc.

Giảm thời gian di chuyển – linh hoạt trong công việc

Trước đây, bạn mất hai hoặc ba giờ mỗi ngày dành cho thời gian chuẩn bị cho công việc và di chuyển đến công ty thì giờ đã được dành để làm việc.

Từ đó, sự tập trung trong công việc tăng cao, năng suất cũng hiệu quả hơn, nhân viên có môi trường làm việc thoải mái hơn khi ở gần nhà hay bất cứ đâu họ muốn.

Phần lớn khi đặt văn phòng ảo ở vị trí trung tâm thì nhân viên không có mặt tại văn phòng và làm việc từ xa làm việc từ xa.

Họ có thể sắp xếp sử dụng thời gian làm việc một cách linh hoạt và chủ động như dành thời gian cho gia đình, chăm chút bản thân hơn, thậm chí nghỉ ngơi vào ban ngày sau đó thức đêm làm việc,…Miễn sao công việc hoàn thành tốt và đúng tiến độ.

Một số hiểu làm về dịch vụ văn phòng ảo doanh nghiệp gặp phải

Ngoài nhữnglợi ích mô hình văn phòng ảo đã biết, không ít doanh nghiệp vẫn phân vân khi lựa chọn dịch vụ này vì một số thông tin trái chiều.

Sau đây một vài vấn đề lo ngại, băn khoăn khách hàng thường gặp phải.

Văn phòng ảo liệu có hợp pháp và có thể đăng ký kinh doanh?

Số đông chủ doanh nghiệp thắc mắc văn phòng ảo có đăng ký kinh doanh được không? Câu trả lời chắc chắn là có, bạn có thể xem tại Luật Doanh Nghiệp Điều 43.

Văn phòng ảo là một văn phòng đại diện giao dịch và cũng là nơi có thể làm việc thực tế hay cung cấp địa chỉ kinh doanh. Như vậy, văn phòng ảo hoàn toàn mang tính hợp pháp.

Vì thế dù doanh nghiệp có làm việc ở bất cứ tỉnh thành nào đều có thể tự do thuê mô hình này mà không lo về tính hợp pháp của chúng nữa.

Làm việc không hiệu quả bằng một văn phòng thực tế

Thực tế mô hình văn phòng ảo được người thuê sử dụng chủ yếu mục đích giao dịch mà thôi. Ngoài bất cứ ai có nhu cầu cần dùng văn phòng ảo thì những đối tượng sử dụng văn phòng ảo hiệu quả nhất thường là:

●   Công ty nước ngoài muốn tìm văn phòng để khảo sát thị trường Việt Nam

• Công ty có quy mô nhỏ, nhân viên ít

●  Doanh nghiệp mong muốn mở thêm chi nhánh công ty

• Nhà khởi nghiệp mong muốn thành lập công ty hoạt động hợp pháp
• Các chuyên viên tư vấn và các nhóm dự án,người làm việc tự do

Đây đều là những doanh nghiệp có số lượng nhân viên ít hoặc đặc thù công việc không quá gắn bó với văn phòng. Họ có một nơi làm việc khác tại trụ sở chính hoặc một nơi thích hợp.

Chưa kể theo khảo sát các nhân viên, phần đông cho rằng cảm thấy thoải mái khi làm việc ở nhà hơn môi trường công sở.

Đặc biệt với thời đại công nghệ phát triển công nghệ như hiện nay, con người có thể kết nối với nhau dù ở nơi đâu, bất cứ lúc nào chỉ cần thông qua đường truyền internet, ứng dụng họp trực tuyến.

Vậy nên, việc hiểu lầm về dịch vụ văn phòng ảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc là hoàn toàn không có cơ sở.

Không thể hiện được sự chuyên nghiệp cho công ty

Chính cái tên của dịch vụ này làm không ít người hiểu lầm về tính chuyên nghiệp. Khi nhắc đến “ảo” mọi người thường đánh là là không uy tín.

Cái tên hoàn toàn không quyết định, văn phòng ảo nhưng mọi giá trị đem đến đều là thật. Với nhu cầu về mô hình này tăng cao, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường rất chú trọng trong việc gây dựng một hệ thống dịch cao cấp.

Không chỉ thể hiện ở  6 Lợi ích của mô hình văn phòng ảo các doanh nghiệp nên biết bên trên, từ những tiện ích nhỏ nhất cũng được các nhà cung cấp chú trọng.

Từ nhà để xe tiện lợi, đến tác phong nhân viên và sự đầu tư cho không gian tiếp khách,… các doanh nghiệp, khách hàng, đối tác của bạn sẽ hoàn toàn cảm nhận được sự chuyên nghiệp.

Đó là những lợi ích khi thuê văn phòng ảo được mọi người đánh giá cao khi sử dụng dịch vụ này.

Tuy nhiên, các dịch vụ văn phòng ảo hiện nay mọc lên như nấm, trước làn sóng phát triển mạnh mẽ của mô không phải đơn vị nào cũng đảm bảo sự uy tín.

Vì vậy, hãy là khách hàng thông thái tìm hiểu cho mình một đơn vị cho thuê văn phòng ảo giá rẻ và uy tín để hợp tác.

Xem thêm bài viết: Coworking Quận 1 gây “nghiện”