Cách chọn địa điểm cho thuê không gian làm việc phù hợp

Chỉ với 05 bước tìm hiểu, bạn có thể sẽ nhanh chóng tiếp cận được địa điểm cho thuê không gian làm việc phù hợp nhất với mình.

Xác định chọn thuê địa điểm cho thuê không gian làm việc với 05 bước

Dịch vụ cho thuê không gian làm việc được quan tâm và ưu tiên sử dụng bởi tính linh hoạt và tiện lợi. Nhiều người thuê chỗ làm việc cá nhân tại các địa điểm cho thuê không gian làm việc để phục vụ mục đích:

• Có một nơi làm việc giàu cảm hứng hơn một văn phòng truyền thống;
• Nhưng lại chuyên nghiệp hơn một quán cafe;
• Đồng thời còn mang lại nhiều cơ hội gặp gỡ và kết nối với các cá nhân, đơn vị khác đang cùng làm việc tại đây.

Đó chính là vai trò và ý nghĩa của không gian làm việc mà các đơn vị cho thuê không gian làm việc đang hướng đến để phát triển thêm nhiều dịch vụ đi kèm tiện lợi khác. Đặc biệt, tại thành phố kinh tế sầm uất và đầy tiềm năng, không ít nhà khởi nghiệp trẻ hoặc freelancers muốn tìm dịch vụ cho thuê chỗ ngồi làm việc giá rẻ TPHCM thì cũng không còn khó khăn nữa.

Đã có rất nhiều đơn vị cho thuê chỗ ngồi làm việc TPHCM đã cung cấp các gói cho thuê bàn làm việc hoặc cho thuê chỗ ngồi làm việc theo giờ, đảm bảo tối đa sự linh động với mức phí phù hợp nhất để bất cứ ai có nhu cầu cũng có thể tiếp cận.

Nhiều lựa chọn là một tin tốt, nhưng cũng sẽ khiến bạn hơi bối rối để bắt tay vào tìm nơi phù hợp với mình. Vậy trước khi bắt đầu hoặc tiếp tục tìm kiếm, hãy ngừng lại một chút để đọc bài viết này. Chỉ với 05 bước tìm hiểu, bạn có thể sẽ nhanh chóng tiếp cận được địa điểm cho thuê không gian làm việc phù hợp nhất với mình.

• 

Hiểu rõ dịch vụ cho thuê không gian làm việc cung cấp gì cho bạn

Về cơ bản, dịch vụ cho thuê không gian làm việc thường được biết đến với hai tên gọi phổ biến hơn: chỗ ngồi làm việc, hoặc coworking.

Dịch vụ này cung cấp một điểm làm việc chung tại một sàn (thường là một tầng của tòa nhà), trang bị nhiều bàn làm việc riêng để cho thuê theo hợp đồng, có thể ngắn hạn hoặc dài hạn, thậm chí là theo giờ để đáp ứng được đủ mọi nhu cầu và tăng tỉ lệ lấp đầy vị trí thuê.

Hợp đồng không chỉ gói gọn mỗi vị trí bạn thuê, mà còn bao gồm các tiện ích khác như điện, truy cập internet, đồ nội thất cho không gian làm việc của bạn… Điều này có nghĩa là:

• Bạn không cần phải thiết lập không gian văn phòng của riêng mình, mua đồ nội thất, ký hợp đồng với nhà cung cấp internet hoặc đảm nhận các công việc quản lý chung của văn phòng;
• Bạn chỉ cần mang theo hồ sơ và laptop đến vị trí đã thuê để làm việc ngay sau khi hợp đồng ký kết.

Hàng loạt chi phí xây dựng văn phòng ban đầu và thời gian chờ đợi dài hạn như trước đây – để có một văn phòng hoàn chỉnh – đều được lược bỏ khi chọn thuê không gian làm việc chung.

Một giải pháp thay thế hiệu quả về chi phí và đơn giản hóa các thủ tục so với cho văn phòng truyền thống là vô cùng phù hợp cho những ai làm việc tự do, độc lập, và những người mới khởi nghiệp; hoặc cho bất kỳ ai muốn khởi động và xây dựng hoạt động của mình mà không bị quá tải bởi hàng loạt các công việc liên quan (tìm đối tác xây dựng, mạng internet, đơn vị cung cấp và bảo hành các thiết bị văn phòng, quản lý văn phòng làm việc…), vốn không liên quan trực tiếp đến công việc trực tiếp tạo ra lợi nhuận.

Năm bước tìm hiểu địa điểm cho thuê không gian làm việc phù hợp

Vị trí

Vị trí cần là yếu tố quan trọng để bạn cân nhắc ra quyết định lựa chọn. Bạn cần phải tự trả lời cho các câu hỏi dưới đây:

• Đây là nơi bạn sẽ thường xuyên (hằng ngày) đến làm việc? – Đúng, bạn nên chọn nơi gần chỗ ở để tiện di chuyển mỗi ngày, không để việc mất thời gian làm lý do bạn vướng bận. Thuận lợi ở đây luôn bao gồm khoảng cách và tình trạng giao thông ở các tuyến đường bạn đi qua.
• Đây là nơi để bạn làm việc kết hợp hẹn gặp khách hàng, đối tác để trao đổi công việc? – Đúng, bạn nên cân nhắc khu vực trung tâm, nơi mà cả bạn và khách của bạn dễ dàng đến đó. Thậm chí phải là một nơi trông thật chuyên nghiệp và giàu cảm hứng, để khách của bạn cảm thấy đầy hứng khởi khi hợp tác. Điều này bài viết sẽ chia sẻ nhiều hơn ở yếu tố khác bên dưới.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần quan sát hoặc nhờ tư vấn xem xung quanh nơi bạn thuê có những điểm tiện ích hay không. Quán ăn, cafe, cửa hàng tiện lợi, nhà thuốc… Khi làm việc thực tế, bạn sẽ cảm nhận được thực tế bạn cần những điều này nhiều hơn lúc lên kế hoạch.

Ngân sách

Yếu tố về chi phí của là điểm quan trọng có thể nói là bậc nhất trọng mọi kế hoạch kinh doanh.

Khi thành lập một doanh nghiệp mới, có rất nhiều khoản đầu tư liên quan. Vậy nên, chắc chắn bạn luôn muốn giữ chi phí của mình ở mức tối thiểu.

Nhưng ngay cả khi bạn đã hoạt động lâu và có trong tay nhiều khách hàng lâu đời, kể cả doanh nghiệp của bạn ổn định, thì việc chi tiêu quá mức cho không gian văn phòng chưa chắc đã là một chiến lược kinh doanh khả thi và hợp lý nhất – Trừ một số trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn như nếu bạn thường xuyên tiếp khách hàng và luôn có nhu cầu cho khách những trải nghiệm tốt nhất tại văn phòng.

Vì vậy, hãy chọn một không gian làm việc chung thích hợp và phù hợp với túi tiền của bạn. Đừng đặt nặng việc cần đầu tư cho điều này và phải bỏ qua điều khác, thay vào đó, bạn hãy sẵn sàng tâm lý đầu tư tốt nhất vào đúng những điều có lợi nhất cho công việc của bạn.

Tìm hiểu đến nhiều loại hình văn phòng khác nhau trên thị trường, chắc chắn bạn sẽ khai mở được nhiều con đường giải quyết cho khó khăn bạn đang gặp phải.

Tiện ích

Không gian làm việc chung phải có tất cả các tiện nghi chính mà một người mong đợi từ nơi làm việc của mình.

Một bí quyết nhỏ trong việc đầu tư vào văn phòng – không phải cứ nghe đầu tư là sẽ liên tưởng đến việc “đổ tiền” vào những loại hình văn phòng thật lớn, mất nhiều chi phí và thời gian – mà là thử nghiệm các gói trong cùng một mô hình dịch vụ.

Là một người kỹ lưỡng xem xét thông tin dịch vụ và hợp đồng, bạn có thể không cần làm điều này, bởi lẽ nhân viên tư vấn sẽ chia sẻ đủ thông tin để bạn quyết định chọn gói thuê phù hợp.

Nhưng thành thật mà nói, xu hướng tiết kiệm chi phí sẽ thúc giục bạn chọn gói cơ bản nhất, mà bỏ qua việc trải nghiệm đầy đủ các dịch vụ giá trị để giúp đỡ cho công việc hằng ngày của bạn.

Có khi, bạn sẽ nhận ra doanh nghiệp mình thật sự cần tiện ích này để vận hành hiệu quả hơn, mà trước đó nếu không trải nghiệm thì bạn sẽ không thể nào biết.

Các dịch vụ tiện ích thường được bao gồm theo gói thuê không gian làm việc chung:

• Địa chỉ, Bảng tên công ty
• Nhân viên lễ tân, I.T, Kỹ thuật, Bảo vệ, Tạp vụ
• Chuyển tiếp thư, bưu phẩm
• Khu vực chờ: miễn phí nước, wifi
• Phòng tiếp khách, Phòng họp
• Chỗ ngồi làm việc
• Hosting, Domain
• Tổng đài, Fax
• In ấn, scanner được bảo dưỡng định kỳ
• Dịch vụ hỗ trợ: Pháp lý, đăng ký kinh doanh; Kế toán

Không gian làm việc

Xác định một không gian văn phòng làm việc chung phù hợp với bạn chắc chắn là một nhiệm vụ khó khăn nhưng nó rất hữu ích. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng: nhân viên làm việc năng suất hơn 74% trong môi trường làm việc mở, so với những ai đang làm việc tại các không gian truyền thống.

Với ngày càng nhiều không gian làm việc “mọc lên” và sự bùng nổ không gian làm việc chung hiện nay, không gian làm việc chung của các đơn vị cung cấp dịch vụ đều có thiết kế sáng tạo và môi trường làm việc độc đáo riêng biệt.

Hãy đảm bảo rằng vị trí thực tế của bạn, nơi bạn thực sự sẽ ngồi, phù hợp với bạn:

• Bạn có muốn một không gian chung vừa đủ yên tĩnh, ít tương tác?
• Hay một không gian nơi bạn có thể trò chuyện xung quanh hầu hết thời gian trong ngày?
• Ghế tại đây có thoải mái với bạn không? Bàn có đủ lớn cho tất cả đồ đạc của bạn không?
• …

Tính linh hoạt

Khi tìm kiếm một không gian làm việc chung, điều quan trọng là phải hiểu mức độ linh hoạt của địa điểm về thời gian và khả năng mở rộng trong tương lai.

Thời gian truy cập

Không gian làm việc của bạn phải có sẵn để sử dụng trong thời gian làm việc và trong những ngày nghỉ mà bạn chọn làm việc.

Bạn có thể bắt đầu trải nghiệm không gian làm việc ưng ý trong 03 ngày, 01 tuần hay 01 tháng, để đảm bảo mọi dịch vụ trong suốt thời gian vận hành đúng như những gì bạn được tư vấn và ký kết. Ở mọi cơ sở cho thuê, việc ký hợp đồng từ một năm trở đi sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn, vậy nên hãy chọn nếu bạn thấy nơi này có thể gắn bó lâu dài.

Điều chỉnh hợp đồng

Một khía cạnh khác mà tính linh hoạt được ưu tiên là sửa đổi vị trí không gian làm việc. Một không gian làm việc chung phải phù hợp với việc mở rộng không gian và thu hẹp quy mô để phù hợp và tiết kiệm nhất cho bạn trong từng giai đoạn vận hành.

Bạn có thể cần một bàn làm việc trong nửa năm đầu tiên, sau đó hoàn toàn dễ dàng trong việc điều chỉnh hợp đồng thành 02 chỗ khi bạn có thêm cộng sự.

Và sau một năm, bạn muốn được chuyển sang một dịch vụ văn phòng khác phù hợp hơn với số lượng nhân sự từ 04-05 người. Tất cả điều này cần được lập kế hoạch và chia sẻ với nhân viên tư vấn, bạn sẽ có một con đường dài thuận lợi và dễ dàng.

Tham khảo thêm bài viết: Văn phòng giao dịch quận 1

Cuối cùng, sau 05 yếu tố bạn xem xét lựa chọn văn phòng phù hợp, bao gồm: Vị trí, Ngân sách, Tiện ích, Không gian làm việc, Tính linh hoạt – Bạn đừng ngại dành một ngày để lên lịch thăm các văn phòng mà bạn cân nhắc.

Qua đó, bạn sẽ dễ dàng kiểm tra, so sánh các tiện nghi và cảm giác chung về không gian. Bạn thường có thể nhận được gói dùng thử chỗ ngồi trong một ngày hoặc một buổi, hãy tận dụng để trải nghiệm nhé!