Điểm khác biệt của 03 loại văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng làm việc riêng, chỗ ngồi làm việc, coworking và văn phòng ảo đều là văn phòng chia sẻ. Bài viết này sẽ cho bạn biết điểm khác nhau của văn phòng chia sẻ là gì.

Ưu khuyết điểm của các loại văn phòng chia sẻ là gì?

Với các lựa chọn công việc linh hoạt đã trở nên phổ biến hơn, những ý tưởng mới và khác biệt liên tục được đưa ra thị trường thông qua những sản phẩm dịch vụ độc đáo.

Trong nhiều năm qua, không gian làm việc chia sẻ là một trong những lựa chọn về không gian làm việc thay thế cho văn phòng truyền thống nay các tiệm cafe. Điều này làm nhiều người tự hỏi, văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ là gì?

Văn phòng chia sẻ là mô hình cung cấp những môi trường cộng tác hiện đại và đáp ứng triệt để các ngách nhu cầu về một văn phòng làm việc.

Nhiều người tiếp cận văn phòng chia sẻ dưới dịch vụ văn phòng ảo, cũng có người được giới thiệu như văn phòng làm việc chung. Trên thực tế, có nhiều dạng văn phòng chia sẻ.

Chúng ta có thể hiểu đơn giản, văn phòng chia sẻ là không gian làm việc chung, được sử dụng bởi nhiều người tại một địa điểm và thời điểm.

Các loại dịch vụ văn phòng chia sẻ

Bạn hãy tưởng tượng, bước ra khỏi thang máy, bạn sẽ đến với văn phòng của mình. Tại đây, bạn có thể nhìn thấy cơ bản 02 nhóm không gian: Phòng làm việc riêng và Khu vực làm việc chung.

• Phòng làm việc riêng: Tất cả các phòng đều có đặc điểm chung là được dựng sẵn và trang bị đầy đủ nội thất:
  • Hệ thống đèn, điện, máy lạnh
  • Wifi, internet
  • Bàn, ghế, tủ

Việc định giá khác nhau cho các phòng này khác nhau phụ thuộc vào một số yếu tố:

• Diện tích phòng
  • Vị trí phòng (gần / xa khu vực chung; có / không có view, cửa sổ…)
  • Các yêu cầu khác về nội thất, nếu có.
• Khu vực làm việc chung, bao gồm:
  • Quầy lễ tân: đón khách, nhận thư từ, hướng dẫn và hỗ trợ dịch vụ
  • Phòng chờ, phòng tiếp khách, phòng họp
  • Sảnh làm việc, máy in, photo, scan
  • Pantry: nước uống, cafe
  • Khu vực vệ sinh

Trên thực tế, có 03 nhóm trong mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ được cô đọng và chỉ ra để bạn có cái nhìn tổng quan nhất về loại hình này.

Văn phòng riêng

Bạn có thể tìm trên báo giá các dịch vụ như “văn phòng trọn gói”, “văn phòng dịch vụ”, “phòng làm việc riêng”… Văn phòng riêng là ví dụ đầu tiên của mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ.

Ưu điểm

• Dịch vụ cung cấp cho bạn sẽ bao gồm cả Phòng làm việc riêng và Khu vực làm việc chung;
• Có phòng làm việc riêng tư, an ninh, tùy ý khai thác sử dụng;
• Được ưu tiên sử dụng các gói dùng phòng họp, phòng tiếp khách miễn phí theo giờ;
• Được cấp định mức (quota) bản in hàng tháng, không trả thêm phí bảo dưỡng;
• Không trả thêm một số loại phí như văn phòng truyền thống: điện, nước, wifi, quản lý, gửi xe…
• Không mất thời gian và đầu tư chi phí để thiết lập văn phòng ban đầu.
• Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp cần văn phòng cho 03 – 08 nhân sự.

Nhược điểm

• Chi phí cao nhất trong mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ, do sở hữu diện tích riêng biệt;
• Sử dụng chung với nhiều công ty khác ở Khu vực làm việc chung;
• Cần xem xét kỹ càng nhiều yếu tố trước khi quyết định thuê.

Xem thêm bài biết: Các lưu ý khi chọn thuê văn phòng trọn gói

CNLV / Coworking

Nhóm dịch vụ thứ hai trong mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ có thể kể đến là Chỗ ngồi làm việc, Bàn làm việc hay Coworking.

Ưu điểm

• Dịch vụ bao gồm một Bàn làm việc và cho phép sử dụng Khu vực làm việc chung của văn phòng;
• Bàn làm việc – tùy theo mô hình hoạt động của các đơn vị cho thuê – sẽ được đặt trong phòng riêng, hoặc bên ngoài khu vực làm việc chung;
• Vẫn đảm bảo riêng tư khi thuê cố định một bàn làm việc trong văn phòng, có chìa khóa tủ hồ sơ riêng;
• Linh động chọn thuê theo ngày, theo tuần… nếu nhu cầu sử dụng ít;
• Miễn phí điện, nước, wifi, cafe, phí quản lý;
• Tùy theo gói dịch vụ sẽ được miễn phí thêm nhiều tiện ích khác;
• Cơ hội gặp gỡ và cộng tác với nhiều công ty, cá nhân đang làm việc tại văn phòng;
• Dễ dàng chuyển đổi dịch vụ hoặc thay đổi địa điểm làm việc;
• Tiết kiệm chi phí hơn thuê phòng riêng.

Khuyết điểm

• Không có tủ hồ sơ riêng hoặc để đồ lại văn phòng khi thuê chỗ làm việc không cố định, ngắn hạn;
• Bàn làm việc đôi khi nhỏ, không đủ để cất hồ sơ, vật dụng.

Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là ví dụ cuối cùng của mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ. Chúng ta cũng sẽ điểm qua những ưu – nhược điểm của văn phòng ảo là gì, để hiểu rõ hơn về dịch vụ này.

Ưu điểm

• Siêu tiết kiệm;
• Được sử dụng địa chỉ tại điểm thuê để đăng ký kinh doanh và làm trụ sở tiếp khách;
• Được sử dụng Khu vực làm việc chung tại văn phòng – bao gồm phòng họp, khu tiếp khách, bàn làm việc linh động – với đầy đủ điện, nước, mạng internet;
• Không cần phải đến văn phòng trực tiếp để làm việc và điều phối vận hành;
• Nhận thông tin từ văn phòng dù đang làm việc ở bất cứ đâu;
• Không mất phí xây dựng, thiết kế, thuê nhân viên hành chính tạp vụ, bảo vệ;
• Dễ dàng tận dụng dịch vụ này để mở rộng địa điểm, tìm hiểu thị trường mới.

Khuyết điểm

• Không có phòng làm việc riêng biệt, cố định tại địa điểm thuê;
• Nhiều người còn ngại với dịch vụ này.

Xem thêm bài viết Văn phòng ảo quận 1 để có thể hiểu hơn về giá trị và khả năng đáp ứng nhu cầu rất thực tế mà dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mang lại.

Bạn cũng có thể tham khảo bài viết: Đối tượng phù hợp sử dụng dịch vụ Chỗ ngồi làm việc

Lợi ích cho bạn khi chọn văn phòng chia sẻ là gì?

Có rất nhiều lợi thế để có được một vị trí trong không gian làm việc chung.

Trên thực tế, một nghiên cứu của Harvard Business Review cho thấy rằng trong sự nghiệp chuyên môn của họ, các chuyên gia làm việc trong không gian làm việc chung phát triển mạnh hơn so với các đồng nghiệp của họ trong các văn phòng thông thường.

Họ phát hiện ra rằng, lý do phát triển mà họ nhận được ít liên quan đến môi trường vật chất của không gian làm việc, mà lại liên quan nhiều hơn đến những lợi ích vô hình và sự linh động, không trực tiếp của quá trình làm việc trong một không gian làm việc chung.

Công việc có ý nghĩa hơn

Những người làm việc trong không gian chung thường có nhiều thời gian hơn cho những công việc cốt lõi cần tập trung vào – quản lý công việc, gặp gỡ khách hàng…

Có ý thức cộng đồng tốt hơn

Mọi người làm việc cùng nhau trong không gian làm việc chung, giúp họ giao tiếp với nhau dễ dàng hơn.

Làm việc trong một không gian mở gặp gỡ hằng ngày, cộng đồng những người làm việc ở đây đôi khi chưa cần phải ngồi đối diện giới thiệu với nhau về bản thân để hợp tác, thì họ đã cũng đã có sẵn một sự gắn bó nhất định rồi.

Điều này tất nhiên bạn không thể có được nếu làm việc ở không gian văn phòng truyền thống.

Tốt hơn ngân sách ban đầu

Bạn không cần phải mua và tự trang bị một phòng làm việc nữa. Với dịch vụ văn phòng chia sẻ, bạn có thể thuê bao lâu và tần suất sử dụng thế nào thì tùy thích.

Nếu bạn thích làm việc tại nhà hay bất kì đâu, và chỉ cần họp định kỳ để thảo luận hoặc gặp gỡ khách hàng, bạn có thể báo trước với nhân viên hỗ trợ tại văn phòng về lịch họp.

Bạn sẽ có một không gian họp hoặc tiếp khách cung cấp cho bạn mọi thứ bạn cần một cách chuyên nghiệp.

Bạn có sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

Bạn không cần phải dậy quá sớm đi làm hoặc nếu cần đến văn phòng vào cuối tuần hoặc ngày lễ. Bạn có một văn phòng chỉn chu tại địa điểm đã thuê, nhưng ví dụ sau một đêm chạy deadline dự án, hay tưởng tượng bạn chỉ cần ngồi tại nhà, mở laptop là có thể bắt đầu làm việc của mình – mà không hề phải lo lắng việc lãng phí văn phòng đã thuê.

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị đã khai thác thành công các dịch vụ này, đặc biệt là các khu vực trung tâm luôn có nhiều nhu cầu chọn dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, hoặc đặt văn phòng riêng, hoặc thuê chỗ ngồi để làm việc, khởi nghiệp. Việc share văn phòng Bình Thạnh hay dịch vụ văn phòng chia sẻ Quận 1 đã không còn mới lạ với thị trường văn phòng chia sẻ Hồ Chí Minh.

Do đó, việc tìm hiểu thông tin cần được cân nhắc qua các kênh bài viết, website, và đến thăm trực tiếp trước khi ra quyết định chọn văn phòng để sử dụng.