Văn phòng ảo là gì?Top 5 lợi thế vượt trội của văn phòng ảo
Văn phòng ảo là gì? Với điểm mạnh về địa lý, tiện ích, chi phí…Liệu mô hình văn phòng ảo có là chiếc phao cứu trợ cho doanh nghiệp đang dần “đuối” hiện nay.
Văn phòng ảo là gì? Lý do dịch vụ văn phòng ảo “nở rộ” hiện nay?
Sài Gòn luôn được đổi mới không chỉ những dịch vụ giải trí, mà ngay cả những mô hình văn phòng cũng thay đổi hình thức để phù hợp yêu cầu đa dạng của thị dân.
Một trong số đó không thể không nhắc đến “dịch vụ văn phòng ảo”, một thị trường ngách mới được khai phá trong những năm gần đây. Sang năm 2021, loại hình này lại càng trở thành “làn sóng” lớn hơn nữa khi đại dịch Covid bùng phát. Nhiều người đã đặt ra câu hỏi văn phòng ảo là gì? Mô hình này có đặc điểm gì nổi trội mà làm “khuấy động” thị trường đến vậy?
Vấn đề của nhiều doanh nghiệp về thuê văn phòng hiện nay?
Theo chia sẻ của nhiều bạn trẻ khởi nghiệp, startup hay cả chủ doanh nghiệp thì thuê được văn phòng làm việc ưng ý, đặc biệt tại thành phố lớn như TP. HCM vô cùng khó khăn.
Không chỉ về chi phí mà còn cả về không gian sử dụng. Với mức tài chính của các công ty mới, startup đang khá eo hẹp để tìm được văn phòng đầy đủ tiện nghi mà phải “mỏng” kinh phí là bài toán lớn.
Tuy nhiên “an cư” mới “lạc nghiệp” là điều mà người đứng đầu doanh nghiệp luôn mong muốn. Nếu không có văn phòng làm sao có thể phát triển thương hiệu?
Nếu không có văn phòng sẽ tiếp khách ở đâu? Nếu không có địa chỉ kinh doanh đâu thể bước chân vào thị trường? Vì vậy, không ít công ty nhỏ hay người trẻ khởi nghiệp vẫn phải gồng mình để chi trả khoản phí khổng lồ, đổi lấy một văn phòng để phát triển kinh doanh.
Câu hỏi đặt ra, liệu có một giải pháp nào có thể “thỏa mãn” nhu cầu trên cho các doanh nghiệp? Kiếm đâu ra một văn phòng cho startup đầy đủ tiện nghi hiện đại, không gian sang trọng lại phù hợp túi tiền?
Dịch vụ văn phòng ảo – lời giải đáp cho nỗi lo doanh nghiệp.
Văn phòng ảo là gì? Hiểu đơn giản, “văn phòng ảo” là dịch vụ cung cấp cho các công ty một địa chỉ đắc địa và giao dịch thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp đón với khách hàng.
Tại đây, có nhân viên lễ tân chuyên nghiệp trực điện thoại, tiếp nhận thư từ và cung cấp không gian để giao dịch, tổ chức họp hành, hội nghị.
Tuy nhiên, nhân viên và chủ doanh nghiệp có thể không có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc đã có hẹn với khách hay nhận thư từ, bưu phẩm. Hầu hết toàn bộ công việc được thực hiện bên ngoài như nhà riêng, quán cà phê hoặc ở tại trụ sở nào đó…
Nếu có nhu cầu ngồi làm việc, người thuê cũng có thể đến văn phòng đại diện đăng ký thêm dịch vụ, hay các dịch vụ về chỗ ngồi làm việc đã kèm theo miễn phí trong gói thuê văn phòng ảo. Cách làm này sẽ giúp tiết kiệm được khoản chi phí khổng lồ và hoàn toàn không còn áp lực về phí thuê mỗi tháng như văn phòng truyền thống cho doanh nghiệp.
Lợi ích đặc biệt các doanh nghiệp nhận được từ văn phòng ảo
Đắt hàng “địa chỉ đẹp”
“Không ít lần khách hàng của tôi tìm đến công ty lại than thở sao để công ty ở chỗ tìm mãi mới thấy, làm lạc đường hoài. Một số đối tác muốn ngỏ lời liên kết làm ăn cũng góp ý, sao lại để công ty trong hẻm thế này thì thương hiệu sao có được. Qua tìm hiểu trên mạng, chị thấy Quận 1 đang là phát triển mạnh kinh tế, thu hút nhiều nhà đầu tư lại rất thuận tiện về giao thông, tôi quyết định thuê một dịch vụ văn phòng ảo tại đường Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1 ngay trung tâm thành phố”.
Chị L. A. D một giám tốc của công ty về tư vấn Du Học từng đặt trụ sở tại nhà riêng ở một hẻm ở quận Tân Bình chia sẻ. Thêm vào đó, theo chị D thì chị sẽ bỏ ra cho một địa chỉ đẹp chỉ tầm 480,000 VNĐ/ tháng. Chỉ với số tiền nhỏ không đáng bao nhiêu nhưng giao dịch các mối làm ăn trở nên thuận tiện hơn cả. Khách hàng hay đối tác cũng không còn e ngại mỗi khi đến địa chỉ công ty chị nữa.
Không riêng chị D, ngày càng nhiều công ty chọn cách thuê văn phòng ảo để có thể đăng ký địa điểm kinh doanh đẹp. Dễ dàng nâng tên thương hiệu cũng như nhiều người biết đến hơn khi đặt tại địa điểm sầm uất về thương mại.
Trang thiết bị đi kèm
Khi đăng ký dịch vụ văn phòng ảo hiển nhiên các doanh nghiệp sẽ được hưởng các tiện ích đi kèm. Đầu tiên, bạn hoàn toàn không còn các lỗi no lắng về tìm thuê mặt bằng, bố trí thiết bị hay nội thất ra sao, bởi đã có những đơn vị cho thuê văn phòng ảo đem đến cho bạn văn phòng hoàn thiện, hiện đại và tiện nghi.
- Phòng tiếp khách rộng rãi, sắp xếp nội thất và bố cục tinh tế, hiện đại.
- Thiết bị văn phòng cần thiết như máy in, photocopy, máy fax, điều hòa,…đều trang bị đầy đủ.
- Khu vực pantry sẵn trà, cà phê, nước uống, bánh kẹo,… phục vụ khi tiếp khách hoặc thư giãn khi đến làm việc.
- Bãi để xe rộng rãi, tháng máy, an ninh đều đảm bảo tuyệt đối an toàn.
- …Và rất nhiều tiện ích đi kèm phụ thuộc vào gói dịch vụ bạn ký kết bên nhà cung cấp.
Những lợi ích trên, một phần khiến doanh nghiệp giảm bớt hoàn toàn các gánh nặng chi phí về khoảng đầu tư vận hành ban đầu. Đồng thời, hạn chế được các vấn đề rủi ro như giá cả, chất lượng sản phẩm nội thất hay những phát sinh chi phí hàng tháng khác.
Sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp “0 đồng”
Bộ phận nhân viên phần lớn trao đổi trực tiếp với các đối tác hay tiếp đón khách hàng thay mặt cho công ty chính là đội ngũ lễ tân. Với dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp đội ngũ lễ tân đã đào tạo bài bản, thông thạo ngoại ngữ, chuyên nghiệp trong xử lý tình huống.
Thêm vào đó là hệ thống thông tin liên lạc hiện đại, nhân viên chuyên nghiệp đảm bảo cho người thuê luôn nắm được thông tin và kết nối với khách hàng 24/24.
Ngoài ra, còn có đội ngũ IT, bảo vệ, tạp vụ, kế toán luôn sẵn sàng hỗ trợ khi khách hàng cần giúp đỡ. Hoàn toàn không cần bỏ công sức, tiền của ra để thuê hay thời gian đào tạo.
Vì vậy, khi lựa chọn loại hình dịch vụ cho thuê này thì các công ty vừa tạo điều kiện để gây dựng lên hình ảnh mà vẫn tiết kiệm chi phí, nhân lực. Tăng điểm cộng tuyệt đối trong mắt khách hàng và đối tác.
Tiết kiệm chi phí khủng
Thông qua những tiện ích văn phòng ảo cung cấp bên trên cũng có thể thấy về tính tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp. Một công ty muốn phát triển và duy trì vận hành suôn sẻ thì kinh phí đứng vai trò hàng đầu.
Nếu nguồn tài chính không đủ mạnh và hạn hẹp thì khả năng rơi vào điêu đứng khi gặp sự cố hay khủng hoảng thị trường là rất lớn. Mô hình văn phòng ảo ra đời giải quyết được bài toán đau đầu nhất cho các chủ doanh nghiệp.
Thử đặt ra câu hỏi, nếu xây một văn phòng truyền thống, bạn cần phải chi:
- Chi phí thuê mặt bằng hoặc mua đất đai
- Chi phí lên thiết kế không gian văn phòng, xây dựng.
- Chi phí về đồ văn phòng cần thiết như nội thất, máy photocopy, máy lạnh, máy tính, máy nước nóng,….
Nói chung, tính sơ qua sẽ là một con số khủng từ vài chục triệu đến vài trăm triệu cho bước thiết lập văn phòng ban đầu, chưa kể tiền thuê các bộ phận nhân viên lễ tân, bảo vệ,…
Với văn phòng ảo, tất cả sẽ được giải quyết và bao trọn gói với giá chỉ vài trăm đến hơn triệu một tháng. Hoàn toàn loại bỏ gánh lo về tài chính, dồn nguồn lực vốn để đẩy mạnh chiến lược kinh doanh.
Phù hợp hầu hết đối tượng
Văn phòng ảo cho thuê vớitính linh hoạt và tiện lợi cao, phù hợp hầu hết các nhóm khách hàng. Đặc biệt phải kể đến các nhóm khách hàng sau:
● Các cá nhân có nhu cầu kinh doanh nhưng không muốn sử dụng địa chỉ nhà riêng hay công khai số di động của họ trên các tài liệu marketing ( brochure,name card, flyer,…), tách riêng cuộc sống cá nhân và công việc.
● Doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm văn phòng ở VN để mở thăm dò thị trường, tránh rủi ro.
● Các cá nhân, các chuyên viên tư vấn, các nhóm dự án freelancer, công nhân viên chức muốn thành lập công ty mới.
● Các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn có thêm văn phòng đại diện ngay tại trung tâm thành phố.
Thuê văn phòng ảo ở đâu tại TPHCM khi có nhu cầu?
Qua những thông tin cung cấp ở trên, bạn nhận thấy được lợi ích của văn phòng ảo là gì và độ phù hợp đối với những cá nhân, doanh nghiệp. Vậy nếu thuê văn phòng ảo thì nên đặt thuê quận mấy?
Thực tế, Việc thuê văn phòng ảo nhằm chủ yếu cho chủ doanh nghiệp sở hữu địa chỉ đẹp cho công ty. Những quận trung tâm luôn thu hút và đáp ứng được nhu cầu cả về địa lý lẫn cơ sở hạ tầng. Đầu tiên phải kể đến quận 1, địa điểm đắt giá nhất để đăng ký địa chỉ kinh doanh khi thuộc trung tâm kinh tế lớn nhất cả nước. Lợi thế vượt trội về nằm giữa trung tâm thành phố, tập trung nhiều tòa nhà hạng A sang trọng.
Ngoài ra, văn phòng ảo quận 1 mang đến thuận lợi về giao thông và giao thương. Vì vậy khách hàng hoàn toàn an tâm đặt doanh nghiệp tại đây để xây dựng thương hiệu, giao dịch ký kết hợp đồng.
Sau đó là các quận liền kề, giáp ranh quận 1 như quận 3, quận 4, quận Bình Thạnh,….những quận này đang dần trở thành điểm nóng kinh tế.
Về giao thông và cơ sở hạ tầng đang được đẩy mạnh và trên đà phát triển. Việc đặt văn phòng tại đây cũng rất phù hợp cho các khách hàng có nhu cầu thuê.
Tham khảo thêm bài viết: Văn phòng ảo Quận 1
Thông qua những ưu điểm nổi trội của văn phòng ảo bạn có thể hiểu được văn phòng ảo là gì, thấy được những lợi tiềm năng mà mô hình này mang lại là trên cả tuyệt vời.
Chọn dịch vụ văn phòng ảo chính là lựa chọn bước đệm nâng đỡ từng chặng phát triển của nhiều doanh nghiệp.